A sajtótájékoztató valójában interjúk sorozata (újságíró kérdez, közszereplő válaszol).
· Csak valóban fontos bejelentés esetén szervezzünk sajtótájékoztatót. Az újságíró ideje véges, örökös versenyfutásban van a hírekkel és a határidőkkel. Ne pazaroljuk feleslegesen az idejét.
· Készítsünk sajtóanyagot, amelyben bővebben is kifejhetjük a sajtótájékoztatón elmondottakat. Csak ellenőrzött adatokkal dolgozzunk.
· Kérdések-válaszok. Ajánlott végigmenni a legvalószínűbb kérdéseken, amelyeket az újságírók feltesznek majd nekünk a sajtótájékoztatón.
· Készüljünk fel mindenre! Ellenőrizzük a termet, a sajtóanyagokat, az összes elektronikát, a terem hőmérsékletét, a cateringet – jöjjön jégeső vagy hurrikán, a show-nak végig kell mennie!
· Határozott megjelenés (nem igényel magyarázatot).
· A sajtótájékoztatón nagyon fontos, hogy folyamatosan tartsuk a szemkontaktust a jelenlévőkkel. Ezért ne olvassuk fel mondandónkat, inkább készítsünk jegyzeteket, amelyekbe néha belepillantunk.
· Nagyobb hatást érhetünk el, ha felállva mondjuk el üzeneteinket.
· Hasznos, ha kijelölünk egy személyt a sajtótájékoztató moderálására. A moderátor bemutatja a jelenlévőket, felvezeti és levezeti az eseményt, valamint ügyel az időrendre is.
· A sajtótájékoztató hossza változó, de ne felejtsük el, hogy még az Amerikai Egyesült Államok elnöke sem tart egy óránál hosszabb sajtótájékoztatót (újságírói kérdésekkel együtt). Legyünk rövidek, tömörek, célratörőek. 30 perc – kis túlzással – a világ megváltására is elég.
· Legyünk kreatívak! Ha prezentációt is használunk, akkor mindig emlékezzünk a Guy Kawasaki féle „10-20-30-as szabályra”:
o 10 slide
o 20 perc alatt
o minimum 30-as betűméret
· Ne vegyünk nagyon komolyan magunkat. Csipetnyi humorral többet érhetünk el, mint gondolnánk.
· Sajtótájékoztató-gyorstalpaló
o Kezdjünk a legfontosabb üzeneteinkkel röviden. Három kulcsüzenet bőven elég.
o Ezt követően fejtsük ki mondanivalónkat, érveljünk adatokkal, támasszuk alá üzeneteinket.
o Végül zárjunk ismét a kulcsüzenetekkel.
A sajtótájékoztató résztvevői (politikus, főszereplő, szervező) tájékoztatási kötelezettségüknek tesznek eleget, ezért nem zárhatnak ki senkit a sajtótájékoztatóról.