Kérdések és válaszok gyűjteménye (angolul Questions & Answers, röviden Q&A).
Egy olyan dokumentumról van szó, amelyben – egy sajtóeseményt megelőzően – összegyűjtjük az összes lehetséges, a találkozón várható kérdést, majd a kulcsüzeneteinknek megfelelően megfogalmazzuk a kérdésekre adandó válaszokat. Egy, az eseményre való felkészülést segítő dokumentumról beszélünk, amely mindig a rendelkezésünkre áll és érdemes a későbbiekben is frissítenünk.
A Q&A dokumentumot minden olyan esetben készítsünk, amikor újságírók (illetve érdekgazdák) is jelen vannak és számítunk a kérdéseikre. Más esetekben is – pl. ha szervezetünk munkatársainak jelent be egy fontos hírt a vezető – készítsünk ilyen anyagot, természetesen a célcsoportunknak megfelelően kibővítve az üzeneteket. Krízis esetén pedig kötelező egy ilyen dokumentum.
A dokumentum elkészítése nem fél órás „mulatság”, ezért érdemes már jóval az eseményt megelőzően hozzákezdenünk.
Elsőként fogalmazzuk meg azt a három legfontosabb kulcsüzenetet, amelyeket szeretnénk a kérdések során keresztülvinni. A kulcsüzeneteket több módon is megfogalmazhatjuk majd a későbbiekben, ahogyan beépítjük őket a válaszokba.
A következő lépés a kérdések összeírása. Itt támaszkodjuk nyugodtan kollégáink és (ha külső tanácsadóként dolgozunk) ügyfelünk segítségére, valamint – ha volt ilyen – az eddigi sajtómegjelenésekre, sajtóeseményen feltett újságírói kérdésre is. Első körben minél több kérdést írjunk össze: ekkor még az is előnyünkre válhat, ha egy kérdést többféleképpen teszünk fel. Egy jó kérdés ugyanis akár újabb kérdéseket is eredményezhet, amelyekre korábban nem gondoltunk. Képzeljük bele magunkat az újságírók bőrébe, próbáljuk kitalálni, hogy mire kérdezhetnek rá. Ha van okunk feltételezni – például az ügy, esemény jellegéből kifolyólag, pl. elbocsátások bejelentése –, hogy szúrósabb kérdések is várhatóak, akkor pedig ne fogjuk vissza magunkat és tegyünk fel kényes kérdéseket is.
A kérdések összeírását követően fogalmazzuk meg a válaszainkat. Fontos a pozitív kommunikáció (tagadó kijelentéseket lehetőleg hanyagoljuk), a lényegre törő és frappáns válaszok, valamint a kulcsüzenetek beépítése. Ha az esemény jellege megengedi, úgy még némi visszafogott humort is becsempészhetünk a válaszokba. Ha adatokat, számokat használunk, úgy ellenőrizzük a forrást és a hitelességet is.
Ha elkészült a dokumentum, úgy ellenőrizzük a nyelvhelyességet, olvastassuk át kollégáinkkal is. (Ha ügyfél számára dolgozunk, úgy vele is beszéljük át a válaszokat és amennyiben szükséges, módosítsuk a dokumentumot.)
A Q&A minden esetben bizalmas anyag, ennek megfelelően kezeljük.
Az így elkészült dokumentum hatalmas segítséget jelenthet a sajtótájékoztatók, sajtóesemények során, hiszen már előre felkészülhetünk a kérdésekre és szakszerű módon tudunk majd választ adni.
