A sajtótájékoztató az interjú szituáció speciális válfaja. Ezt sokáig protokolleseménynek tekintették, nem minden alap nélkül. A sajtótájékoztató leggyakrabban az információszolgáltatásra kötelezett szervezetek és személyek által szervezett fórum, amelyre a média munkatársait hívják meg azzal a céllal, hogy segítségükkel informálják az állampolgárokat.
A sajtótájékoztató valójában interjúk sorozata (újságíró kérdez, közszereplő válaszol).
Néhány aranyszabály, amelyet érdemes szem előtt tartanunk:
- Csak valóban fontos bejelentés esetén szervezzünk sajtótájékoztatót. Az újságíró ideje véges, örökös versenyfutásban van a hírekkel és a határidőkkel. Ne pazaroljuk feleslegesen az idejét.
- Készítsünk sajtóanyagot, amelyben bővebben is kifejhetjük a sajtótájékoztatón elmondottakat. Csak ellenőrzött adatokkal dolgozzunk.
- Kérdések-válaszok. Ajánlott végigmenni a legvalószínűbb kérdéseken, amelyeket az újságírók feltesznek majd nekünk a sajtótájékoztatón.
- Készüljünk fel mindenre! Ellenőrizzük a termet, a sajtóanyagokat, az összes elektronikát, a terem hőmérsékletét, a cateringet – jöjjön jégeső vagy hurrikán, a show-nak végig kell mennie!
- Határozott megjelenés (nem igényel magyarázatot).
- A sajtótájékoztatón nagyon fontos, hogy folyamatosan tartsuk a szemkontaktust a jelenlévőkkel. Ezért ne olvassuk fel mondandónkat, inkább készítsünk jegyzeteket, amelyekbe néha belepillantunk.
- Nagyobb hatást érhetünk el, ha felállva mondjuk el üzeneteinket.
- Hasznos, ha kijelölünk egy személyt a sajtótájékoztató moderálására. A moderátor bemutatja a jelenlévőket, felvezeti és levezeti az eseményt, valamint ügyel az időrendre is.
- A sajtótájékoztató hossza változó, de ne felejtsük el, hogy még az Amerikai Egyesült Államok elnöke sem tart egy óránál hosszabb sajtótájékoztatót (újságírói kérdésekkel együtt). Legyünk rövidek, tömörek, célratörőek. 30 perc – kis túlzással – a világ megváltására is elég.
- Legyünk kreatívak! Ha prezentációt is használunk, akkor mindig emlékezzünk a Guy Kawasaki féle „10-20-30-as szabályra”:
- 10 slide
- 20 perc alatt
- minimum 30-as betűméret
- Ne vegyünk nagyon komolyan magunkat. Csipetnyi humorral többet érhetünk el, mint gondolnánk.
- Sajtótájékoztató-gyorstalpaló
- Kezdjünk a legfontosabb üzeneteinkkel röviden. Három kulcsüzenet bőven elég.
- Ezt követően fejtsük ki mondanivalónkat, érveljünk adatokkal, támasszuk alá üzeneteinket.
- Végül zárjunk ismét a kulcsüzenetekkel.
A sajtótájékoztató résztvevői (politikus, főszereplő, szervező) tájékoztatási kötelezettségüknek tesznek eleget, ezért nem zárhatnak ki senkit a sajtótájékoztatóról.
