A de-brief dokumentumról általánosan
A de-brief dokumentum más néven összefoglaló, értékelő dokumentum, amelyet (a public relations szakmában) leggyakrabban sajtóeseményeket, interjúkat és kampányokat követően készítünk az ügyfelünknek (illetve a szervezetünk vezetőinek).
Célja kettős: egyrészt részletekbe menően tárgyalja az esemény, interjú, kampány történéseit, másrészt ajánlásokat fogalmaz meg a következő eseményre, interjúra, kampányra vonatkozóan. Vagyis: mi történt, és mit tanultunk ebből?
Az alábbi információk a kampány de-brief dokumentumra vonatkoznak (vagyis egy hosszabb időn át folytatott kommunikációs kampány összefoglalójára). Az esemény de-brief (noha formai és tartalmi szempontból is hasonló) gyakran rövidebb és kevesebb elemet tartalmaz.
A kampány de-brief dokumentum
Amennyiben egy nagyobb lélegzetvételű (több hétig, akár hónapig tartó) kampányt zárunk le, úgy az értékelő dokumentum elkészítése is hosszabb időt vehet igénybe (pl. a megjelenések összegyűjtése és elemzése miatt is). Érdemes erre időt szánnunk, mert mi és az ügyfelünk/szervezetünk is sokat tanulhat abból, ha reflektálunk a történtekre és megjelöljük azokat a pontokat, ahol fejlődhetünk.
A dokumentum írásakor ügyeljünk az érthető fogalmazásra és, hogy átfogó képet adjunk az adott eseményről: vagyis a dokumentumnak egy kívülálló (pl. új igazgató) egyén számára is érthetőnek kell lennie.
Egy kampányt értékelő dokumentum az alábbi szekciókat tartalmazza (ezt szabadon bővíthetjük, ha szükséges):
Bevezető: Röviden írjuk le, hogy milyen okból szerveztük a kommunikációs kampányt.
Kommunikációs célok: Itt tárgyaljuk, hogy milyen kommunikációs célokat kívántunk elérni a kampánnyal, és mindez hogyan szolgálja a szervezetünk/ügyfelünk általános stratégiai céljait. Olyan célokat is említsünk itt, melyeket korábban már számszerűsítettünk (pl. szervezetünk pozitív értékelésének 30%-os növelése a célcsoportok körében).
Kommunikációs stratégia: Egyértelműen mutassuk be azokat a stratégiai vonalakat, melyek mentén szerveztük a kampányt.
Célcsoportok: Kiket kívánunk megcélozni az adott kampánnyal (direkt, indirekt módon).
Kulcsüzenetek: A cím önmagáért beszél, soroljuk fel részletesen, hogy milyen üzeneteket kívántunk eljuttatni a célcsoportok felé.
A kampány összefoglalója: A kampány rövid leírását adjuk itt közre, továbbá itt részletezhetjük (amennyiben nem akarunk külön szekciót áldozni rá), hogy a kampány médiaeseményein mely újságírók jelentek meg, illetve milyen kérdéseket tettek fel. Az utóbbira különösen fontos ügyelnünk, hiszen sok érdekes tanulságot levonhatunk belőle, pl. a kérdések mennyire voltak támadó jellegűek.
Kampányelemek: A kampány megvalósult elemeinek részletes leírása tartozik ide, adott esetben képekkel illusztrálva.
Média megjelenések: Táblázatba rendszerezve soroljuk fel az esemény által generált megjelenéseket, az online cikkekhez csatoljunk linkeket is. Az alábbi felosztást érdemes használni:
- Média
- Megjelenés címe
- Megjelenés dátuma
- A cikk hangvétele (pozitív, semleges, negatív)
Kulcsüzenetek előfordulása a megjelenésekben: Egy grafikonon jelenítsük meg, hogy az egyes kulcsüzeneteink milyen gyakran fordulnak elő a megjelenésekben. Ebből számos dologra következtethetünk, illetve kijelölhetjük a jövőbeli kommunikációnk számára is az utat.
Tapasztalatok és ajánlások: Milyen tapasztalatokkal lettünk gazdagabbak a kampányt követően, hol érdemes fejlődnünk (akár a szervezetünknek, akár ügyfelünknek), hogy a következő kampány gördülékenyebben menjen és sikeresebb legyen. Ez a legegyszerűbb technikai dolgoktól kezdve a komplexebb megoldásokig terjedhet (pl. a vezetők számára médiatréning szervezése a hatékonyabb kommunikáció érdekében). Ebben a szekcióban minősíthetjük az kampány felszólalóit is mind tartalmi (pl. eltért-e az eredeti üzenetektől), mind formai (pl. testbeszéd, hanghordozás, stb.) szempontból is.
Költségvetés: A kampány végleges költségvetését foglaljuk össze egy könnyen áttekinthető táblázatba. Ebben a szekcióban tárgyalhatjuk az ügyfelünk/szervezetünk a kampányba való befektetésének megtérülését is.
