A kiállítás-szervezés lépései:
1. Tervezés:
- A tervezés elsőszámú eldöntendő kérdése, hogy a vállalat egyáltalán részt vegyen-e az adott kiállításon.
E kérdés megválaszolásának szempontjai:- Mennyiben jelent piaci lehetőségeket az adott kiállítás a vállalt számára?
- Milyen szinten illik a vállalat profiljába az adott kiállítás?
- A vállalat termékei versenyképesek-e a kiállításon résztvevő versenytársak termékeihez képeset?
- Ha ezen kérdésekre a válasz nem, akkor a következő kérdéseket kell megfontolni:
- Szükséges-e szakmai látogatóként megjelenni a kiállításon?
- Milyen egyéb piackutatási, termékismereti lehetőségekkel rendelkezik a vállalat e kiállításon kívül?
- Előzetes költségtervet kell készítenie a vállalatnak, melybe belekalkulálja a kiállításon való megjelenésének összes előzetes feladatának költségét. A vállalat feladatainak egy részét a vásárrendező szerv elvégzi. Főként nemzetközi kiállításokon jellemző, amikor a vásárrendező szerv bizonyos szolgáltatásokat egyezményes biztosít minden kiállító vállaltnak.
Ezen szolgáltatások a következőek:- Alapszolgáltatások: kiállítási terület biztosítása, közműszolgáltatások, a látogatók beterelő-kampányának ellátása, a vásár publicitását szolgáló ingyenes sajtóvisszhang, [katalógus]?ba való bejegyzés.
- Külön szolgáltatások: standépítés, villanyszerelés, kiszolgáló személyzet biztosítása, bizonyos sajtó ill. reklámszolgáltatások, tolmácsszolgálat, előadások szervezése és megrendezése
- Jelentkezési határidő lejárta előtt jelentkezni kell a vállalatnak az adott kiállításra.
2. Előkészítés:
- Nagy figyelmet kell fordítani a [stand]? elhelyezkedésére, valamint a [standszemélyzet]? kiválasztására,
- Demonstrációs anyagok (szórólap, plakát, prospektus, termékkatalógus, [névtábla]? stb.) megtervezése és kivitelezése, valamint amennyiben ha a vállalat a terméket is be kívánja mutatni a kiállításon el kell dönteni, hogy mennyire széles termékskálával jelenjen meg.
- A vállalatnak gondoskodnia kell a stand üzemeltetéséhez nélkülözhetetlen egyéb anyagokról, mint például frissítőkről, szendvicsekről, székekről stb.
- A vállalt partnereit előzetesen tájékozatni kell a kiállításon való megjelenésről, részükre meghívót, vagy [médiahirdetés]?t kell küldeni.
- Kiemelkedően fontos az előzetes részletes ütemterv, forgatókönyv elkészítése, hogy biztosan akadálymentesen záruljon a kiállítás napja.
3. Lebonyolítás:
- A lebonyolítás a helyszíni felkészüléssel kezdődik, amikor a vállalt munkatársai mára helyszínen vannak és a stand már felállítva, berendezve áll a végleges helyén.
- Fontos a folyamatos egyeztetés, melyet a sikeresség érdekében minden reggel megtesznek a vállalt munkatársai a kiállítás ideje alatt.
- Nyilvántartást kell vezetni a megjelent versenytársakról, partnerekről, majd a partnerekkel folytatott tárgyalás után rövid összefoglalót kell készíteni a későbbi pontos felidézés érdekében.
- A potenciális partnerek és az érdeklődők különválasztása szükséges. Mindkettő információs igényét ki kell elégíteni, miközben megteremtik a vállalt munkatársai a megfelel tárgyalási légkört.
- Végezetül a rendezvény utáni munkálatokkal zárják a napot. Ilyen munkálatok a csomagolás, vagy a stand szétszerelése.
4. Utómunkák:
- A kiállítás ideje alatt összegyűjtött információk összesítése (hányan és kik jöttek el a rendezvényre, valamint, hogy milyen kérdések hangzottak el a vállalttal, vagy a termékekkel kapcsolatban)
- Az előzetes szervezés hatékonyságáról is el kell készíteni az utólagos elemzést (minden rendben ment-e, a személyzet hogy végezte a munkáját)
- Be kell váltani a kiállítás ideje alatt a partnereknek, vagy érdeklődőknek tett ígéreteket
- Fontos a tapasztalatok összesítése után a tanulságokat levonni, melyek rendkívül hasznosak lehetnek a jövőre nézve. (hasznos volt-e a megjelenés, érdemes-e a továbbiakban is részt venni az eseményen, ezzel a kérdéssel a tervezés szakasza újból elkezdődik)
