Sajtóközlemény
Olyan professzionálisan megírt, hírértékű cikket (esetleg hanganyagot, illetve videó felvételt) jelent, amelyet a sajtó munkatársainak küld a szervezet. A sajtókapcsolatok ápolásának egyik legfontosabb eszköze is egyben. Ingyenesen küldjük a sajtó részére, szabad felhasználásra (tehát az újságíró a sajtóközleményben szereplő információkkal dolgozva szabadon alkothatja meg a cikket).
A sajtóközleményt – hogy segítsünk az újságírónak – piramisrendszerben írjuk. Ennek megfelelően a közlemény elején kapnak helyet a legfontosabb információk, amelyeket a következő bekezdésekben fontossági sorrend szerint fejtünk ki.
A sajtóközlemény részei:
- címsor – a közlemény címe lehetőleg figyelemfelkeltő legyen. Alcímet is írhatunk.
- helyszín és dátum – a közlemény kiadásának helyszíne és időpontja, kiemelten (év, hónap, nap)
- bevezetés (vagy lead) – a helyszín és dátum után írjuk közvetlenül, szintén kiemelten. A bevezetésben fogalmazzuk meg a legfontosabb információkat, itt adunk választ az 5W-re (who, what, when, where, why – ki, mit, mikor, hol, miért). Általában 2-3, lényegre törő mondatot takar.
- kifejtő bekezdések – bővebben kifejtük a bevezetésben közzétett hírt. Ügyeljünk fontossági sorrend betartására (a fontosat előre). Statisztikák és magyarázatok, vélemények, idézetek, adott piacra jellemző releváns információk kerülnek ide. Ha sok adatból dolgozunk, akkor készíthetünk grafikont is, ami átláthatóvá teszi az információkat. Az idézet szintén fontos – ekkor érdemes vállalat országos képviselőjét, igazgatóját idéznünk. Végül a közlemény zárógondolatiban utaljunk vissza az eredeti üzenetünkre.
- boiler-plate – a sajtóközleményt kiadó szervezet, ügyfél rövid bemutatása
- zárás – a közleményt zárjuk le egy vízszintes vonallal, vagy szimbólummal (általánosan elfogadott a ### szimbólum)
- kapcsolat – itt elérhetőségeket adunk meg, ha a sajtó munkatársainak további kérdései lennének
A sajtóközlemény hossza általában 1-1,5 oldal.
Formai szempontból is nézzük át az anyagot, ne hagyjunk benne helyesírási „hubát”. A élőfejbe illesszük be a vállalat logóját is. A közleményhez mellékelhetünk sajtófotókat, szintén szabad felhasználásra.
Ha elektronikus úton küldjük a közleményt és hanganyagot, vagy videót is szeretnénk mellékelni, akkor inkább linket adjunk meg, ahonnan letölthetőek ezek. A sajtófotóknál is figyeljünk a méretre/felbontásra – ha e-mailben küldjük a közleményt, akkor kisebb méretű képet mellékeljünk.
Végül: óvjuk környezetünket és ha rendezvényen adjuk át a sajtóközleményt, akkor inkább tegyünk fel minden anyagot egy CD-re.